Cikkünkből megtudod, mire figyelj oda, hogy ne told el az eseményt, még a kezdés előtt…
„Gyere a disco club elé, Este tíz felé, én is ott leszek…” énekelte Szűcs Judit egykor. Ez is egyfajta meghívás, de természetesen semmi köze ahhoz a meghívóhoz, melyet a rendezvényszervezőknek kell összeállítani a kiemelten fontos vendégek számára.
A társadalmi összejöveteleken – legyen az céges, protokoll rendezvény, falunap, zenei fesztivál, bármely jeles nap, létesítménymegnyitó, vagy egyéb, akár hivatalos társadalmi esemény – a megnyitón általában prominens személyek teszik tiszteletüket személyes jelenléttel, vagy beszéddel járulva hozzá a rendezvény értékéhez. Mindezt a művelődésszervező, népművelő, kulturális menedzser, egyéb rendezvényszervező személy, intézmény általában fogadással hálálja meg, melyre előfeltétel a meghívó. A meghívó valójában a megnyitó, és az azt követő fogadás okán születik, hiszen ritka az olyan VIP vendég, aki tovább marad, mint amit a protokoll megkíván.
A különleges vendégek (polgármester, köztisztviselők, helyi lelkész, patronáló vállalkozó, cég, vagy egyéb tiszteletreméltó személy) számára kötelező meghívót küldeni – a szóbeli invitáció nem elég!
Szerencsére már nem a 18. században élünk, ahol olyan dolgokkal kellett bíbelődni az arra érdemeseknek, mint a kalligrafikus, folyóírással megírt, majd olvadt viasszal és pecséttel zárt meghívó. Sokkal könnyebb dolgunk van kulturális rendezvényszervezőként, hiszen számtalan segítség áll rendelkezésünkre, amikor egy-egy társadalmi eseményre ízléses és színvonalas meghívót kell megterveznünk az illusztris vendégek számára.
A nyomtatott vagy online, e-mailes invitálás tartalmazza mindazokat a fontos tényeket, tényezőket, melyek megkönnyítik a VIP személy részére a rendezvényen való részvételt, illetve lehetővé teszik, hogy szépen, gördülékenyen folyjon le a Nagy Nap.
A rendezvénymeghívó és a dizájn
Alap az elegáns rendezvénymeghívó. Ha rendelkezünk saját arculattal, mindenképpen jelenítsük meg. Fontos hogy a tartalom könnyen átlátható, jól olvasható legyen. Ha nagyon ki akarunk tenni magunkért, az invitáció (akár egy része) készülhet kézírással is – ebben az esetben nem elég, ha a macskakaparásnál egy fokkal szebben írunk! Vegyük figyelembe, hogy a kézzel írt meghívó személyes jelleggel bír, fokozza a meghívó értékét, ezzel pedig utal az esemény súlyára is.
Mit tüntess fel a rendezvénymeghívón?
- A meghívó és a meghívott nevét, hivatali rangját, pontos titulusát.
- A meghívás tényét, okát.
- A rendezvény nevét, jellegét.
- Az alkalom helyét, időpontját, időtartamát, különös tekintettel a kezdőidőpontra. Utóbbi kőbevésett, később nem módosítható!
- A visszajelzésre vonatkozó kéréseket, megjegyzéseket (meddig jelezzen vissza, milyen úton-módon) általában „választ kérünk” (V.K.) megjelöléssel.
Ültetéses fogadások alkalmával a meghívott részéről a visszajelzés kötelező! - Minden olyan körülményt, mely a megnyitót követő fogadásra vonatkozik.
- A fogadás jellegét: álló, ültetett, svédasztalos, kül- vagy beltéri…
- Az ajánlott dress code-ot. (A dress code-ról itt olvashatod korábbi tájékoztatómat https://vagabanda.hu/dresszkod/.)
- Egyéb általános információkat, például:
- Érdemes feltüntetni a rendezvénymeghívón, ha az összejövetelre több helyen van belépési pont, melyik az ajánlott, illetve jelölni illik a parkolási lehetőségeket.
- A meghívott hozhat-e magával kísérőt, ha igen, hányat.
Fontos!
- A meghívó egyes szám harmadik személyben íródjon (… meghívja Önt…)!
- A hónapot mindig névvel, a napot számmal írjuk, esetenként az aktuális napot is feltüntethetjük!
Bizony sok mindenre kell odafigyelni ahhoz, hogy a rendezvény tökéletes legyen és a meghívó csak egy szelete az egész folyamatnak…
A cikk szerzője Kapusi Szabolcs, a Vaga Banda társulat vezetője.
